مدل های ذهنی کاربردی برای مدیران و رهبران مهندسی

مدل‌های ذهنی می‌توانند ابزارهای مفیدی برای رهبران مهندسی (engineering leadership) باشند تا به کمک آن‌ها از چالش‌های پیچیده عبور کنند.
در این مقاله به چهار مدل ذهنی کاربردی پرداخته شده:
مدیریت مهندسی شامل پشت سر گذاشتن چالش‌های پیچیده زیادی است که معمولاً به صورت موازی هستند. از آنجا که مدام با موانع پیچیده، چالش‌های بین فردی و موارد دیگر روبرو هستیم، توانایی ساده کردن چالش‌ها و درک موقعیت‌های جدید باعث می‌شود مدل‌های ذهنی به ابزاری با ارزش برای رهبران تبدیل شوند.

مدل ذهنی چیست؟

یک مدل ذهنی چهارچوبی شناختی است که به افراد کمک می‌کند محیط اطراف خود را درک و تفسیر کنند. این مدل‌ها در ساده کردن مفاهیم پیچیده، تصمیم‌گیری و بهبود توانایی حل مسأله به ما کمک می‌کنند. مدل ذهنی برای رهبران، می‌تواند رویکردی ساختاری باشد برای مدیریت تیم، پروژه‌ها و استراتژی‌ها، و به ایجاد نتایج بهتر و رهبری موثرتر منجر شود.

قانون پارکینسون

رهبری معمولاً به معنی شرکت در جلسات و گفتگو‌های متعدد و مختلف است. به عنوان یک رهبر نقش ما کمک به پیشرفت کسب و کار برای رسیدن به اهداف مورد نظر، حمایت از سهامداران، توانمندسازی تیم برای ارائه مدام منافع و ارزش‌هاست.
طبق قانون پارکینسون: «هر کار به اندازه‌ای طول می‌کشد که برای آن وقت بگذاریم» .
بر همین اساس، تعیین ددلاین باعث می‌شود تمرکز بر فعالیت‌های ضروری افزایش یابد و مسیر دستیابی به اهداف روشن‌تر شود.

برای مثال، زمانی که بحثی درباره یک ویژگی، محصول یا ایده آغاز می‌شود، برگزاری یک جلسه زودهنگام با رویکرد کالبدشکافی پیش از مرگ* (*یک استراتژی مدیریتی که کمک می‌کند فرد برای تمام پیچ و خم‌های پروژه آماده باشد و برنامه داشته باشد)، همراه با تعیین یک ددلاین مشخص، می‌تواند تیم را ترغیب کند تا موضوع را به چند بخش کوچک و قابل تحویل تقسیم کند.
یکی دیگر از کاربردهای قانون پارکینسون مدیریت جلسات است. همه ما جلساتی را تجربه کرده‌ایم که همه چیز طی ۲۵ تا ۳۰ دقیقه مشخص می‌شود، اما با این وجود جلسه باز هم ادامه پیدا می‌کند چون زمان آن طولانی تر در نظر گرفته شده. به یاد داشتن قانون پارکینسون از دو جهت به ما کمک می‌کند:
۱- به طور پیش‌فرض جلسات کوتاه‌تری را برنامه‌ریزی می‌کنیم، معمولاً ۳۰ تا ۴۵ دقیقه به جای یک ساعت.
۲- اگر متوجه شویم که ذهنمان در حال منحرف شدن از بحث است، به طور فعال بررسی می‌کنیم که آیا جلسه هنوز موضوعات مهمی را پوشش می‌دهد یا خیر.
 

نظریه پنجره شکسته

یک پنجره شکسته در یک مکان، به شما این پیام را میدهد که اوضاع به سامان نیست و نظمی وجود ندارد و مورد غفلت واقع شده، که این پیام منجر به جرم و جنایت بیشتر و رفتارهای ضد‌اجتماعی می‌شود. این مفهوم که توسط دیوید توماس و اندرو هانت در کتاب «برنامه‌نویس عمل‌گرا» ارائه شده است، مدل ذهنی ارزشمندی برایمان فراهم کرده که بهتر درک کنیم چرا غفلت از کیفیت و بهبود مستمر کار، می‌تواند به سرعت یک پایگاه را به یک «توده گِل بزرگ» ِ بی‌نظم تبدیل کند.
در حالی که قانون پیش آهنگان، از مهندسان می‌خواهد که کار را در شرایط بهتری نسبت به آنچه که آغاز کرده بودند، ترک کنند، می‌بینم که مهندسان مدل ذهنی «پنجره‌های شکسته» را بهتر از قانون پیش آهنگان درک می‌کنند. مدل پیش آهنگان با نتیجه (پنجره شکسته) آغاز می‌شود و از شما می‌خواهد که قسمت‌های «شکسته» را ترک نکنید و در حین کار آن‌ها را تعمیر کنید.

ماتریس مهارت-اراده برای ارزیابی موقعیت

به عنوان مدیران مهندسی، وظیفه ما پرورش افراد و تیم است. از آنجا که سازمان‌ها و بازارها به طور مداوم در حال تغییر هستند، نیاز به ارزیابی و تطبیق مهارت‌های تیم با این تغیرات مداوم نیز به یک فرآیند مستمر تبدیل شده.
یکی از ابزارهایی که به ما کمک می‌کند تا افراد را در یک تیم ارزیابی کنیم، ماتریس مهارت-اراده است.
یک روش بهینه برای استفاده از ماتریس مهارت-اراده این است که جنبه‌های مختلفی برای ارزیابی یک عضو تیم را در نظر بگیریم تا دیدی جامع‌تر نسبت به مهارت‌های او داشته باشیم.
به محض اینکه درک روشنی از مهارت‌های مختلف فرد و جایگاه آن مهارت‌ها در چهار خانه ماتریس داشته باشیم، می‌توانیم برنامه‌ای برای رشد آن تدوین کنیم.

مدل Hanlon’s Razor برای ارتباط با همکاران

چند بار پیش آمده که پس از جلسات متعدد متوجه شده‌اید یکی از همکاران شما هنوز بطور کامل وضعیت یا مشکل موجود را درک نکرده است؟ این نوع گفتگو‌های مکرر می‌توانند برای همه افراد مشارکت کننده در آن خسته‌کننده شود. مدل ذهنی که به کمک می‌کند در این موقعیت‌ها آرام و متمرکز بمانیم، «Hanlon’s Razor» است.
Hanlon’s Razor بیانگر این موضوع است: «هرگز چیزی را که دلیلش در نادانی افراد است را به پای سوء نیت آن‌ها ننویسید» . این اصل شما را تشویق می‌کند که به سوءتفاهم‌هایی که در ارتباط با همکارانتان برایتان پیش‌می‌آید، با همدلی و تمرکز بر حل سازنده آن‌ها نزدیک شوید. در شروع هر گفت‌وگو با فرض گرفتن نیت مثبت دیگران و با آرامش پرداختن به چنین مسائلی، می‌توانید همکاری بیشتری در محیط ایجاد کرده، به‌طور مؤثرتری با تعارضات کنار بیایید و روابط قوی‌تری بسازید.

به‌کارگیری مدل‌های ذهنی

با اینکه این مدل‌های ذهنی ابزارهای مفیدی هستند، اما همچنان مهم است به این نکته توجه کنیم که آن‌ها با هزینه‌هایی نیز همراه هستند. تکیه بیش از حد بر این مدل‌ها می‌تواند منجر به قضاوت‌های سطحی درباره افراد یا تفکرات طبقه‌بندی شده شود‌. یعنی ایجاد مواردی که ممکن است اوضاع را بیش از حد ساده‌سازی کنیم یا جزئیات را نادیده بگیریم. مدل‌های ذهنی ابزارهای قدرتمندی هستند اما باید به طور مداوم در ارزیابی‌های خود از هر وضعیت یا هر فرد تأمل کنیم.

ادغام مدل‌های ذهنی در ابزارهای رهبری‌تان می‌تواند توانایی شما را در مدیریت سناریوهای پیچیده افزایش داده و محیط کاری پربارتر و با استرس کمتری را پرورش دهد.
به یاد داشته باشید که از آن‌ها به عنوان راهنما استفاده کنید، نه قوانین سخت و غیرقابل انعطاف. و خواهید دید که به طور قابل توجهی در فرآیند تصمیم‌گیری به شما کمک می‌کنند و همچنین شما را در رشد به عنوان یک رهبر مؤثر یاری می‌رسانند.