چهار اصل اساسی برای عبور از فشار محیط کار

استرس‌های ناشی از حل مسائل پیچیده، ددلاین‌های فشرده و موقعیت‌های سخت را با صداقت و هوش هیجانی کنترل کنید.

چند سال پیش در کتاب مشهور چهار اصل اساسی اثر Don Miguel Ruiz متوجه اصولی ساده اما عمیق در مورد رشد و بهبود شخصی شدم. از آن زمان، از آن چهار اصل برای عبور از چالش‌های محیط کار استفاده می‌کنم. ادغام این اصول در زندگی روزانه حرفه‌ای من به ابزاری قدرتمند برای هدایت خودم تبدیل شده، تا با کمک آن‌ها به راحتی فشارهای رایج در محیط کار را کنترل کنم.

در ادامه مقاله به این چهار اصل به عنوان مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های عملی اشاره شده:

1. کلام شفاف و صادقانه: با صداقت صحبت کنید، از شایعات و خود تحقیری دوری کنید و از کلمات بصورت سازنده استفاده کنید.
2. اجتناب از تأثیر حرف دیگران: به یاد داشته باشید که حرف‌ها و نظرات دیگران نشان دهنده واقعیت درونی آن‌ها است نه شما. اجازه ندهید بی‌مورد روی شما اثر بگذارند.
3. فرضیه‌سازی ممنوع: برای اطمینان از درک متقابل با دیگران به صورت شفاف ارتباط برقرار کنید و سؤال بپرسید. این امر از سوء تفاهم‌ها، تعابیر نادرست و تعارض‌ها جلوگیری می‌کند.
4. بهترین تلاش‌تان را انجام دهید: بهترین تلاش و کار شما ممکن است لحظه به لحظه و با توجه به شرایط متفاوت باشد، اما با تلاش مداوم برای رسیدن به بهترین نتیجه از قضاوت خود و پشیمانی جلوگیری کنید.

با اینکه این اصول به منظور رشد شخصی ایجاد شده‌اند اما در محیط‌های کاری که ارتباط شفاف و اعتماد و همکاری مهم است، بسیار ارزشمندند.

۱- کلام شفاف و صادقانه

ارتباط شفاف و صادقانه اساس اعتماد و اطمینان به یکدیگر است. بی‌عیب و نقص بودن کلام به معنی پذیرفتن تعهداتی است، که می‌توانید به آن‌ها پایبند باشید. بازخوردهایی ارائه دهید که هم سازنده باشد هم واقعی. اطمینان حاصل کنید که ارتباطات شما باعث ارتقا و توانمندسازی همکاران‌تان نیز می‌شود.

فرد کافمن در کتاب قدرت رهبری عالی می‌گوید:

 «من صداقت را به عنوان احترام به کلام شما معنی می‌کنم. یک فرد صادق تا حد امکان به وعده خود پایبند است و حتی اگر از عهده انجام آن بر نیاید به آن احترام می‌گذارد. شما فقط متعهد به انجام کاری می‌شوید که معتقدید قادر به انجام آن هستید. با عمل به آن روی تعهد خود باقی می‌مانید و همچنین اگر قادر به انجام آن نباشید با مطلع کردن فردی که به او قول داده‌اید و همینطور مراقبت از وضعیت موجود به تعهد خود احترام می‌گذارید.»

چگونگی عملی کردن این اصل:

• تعهدات: هنگام صحبت از جداول زمانی یا تحویل یک پروژه با تیم یا مدیر خود در مورد برآورد‌ها و چالش‌های احتمالی، صادق و شفاف باشید. وقتی به یک ددلاین یا وظیفه متعهد شده‌اید روی قول خود بمانید و به آن عمل کنید، اما اگر شرایط تغییر کرد و نتوانستید طبق تعهدات خود پیش بروید برای مدیریت انتظارات احتمالی، سریع و به صورت شفاف گفتگو کنید.
• بازخورد: هنگام گفتگو‌های مهم و سنگین قبل از ارائه بازخوردهای انتقادی یا پرداختن به مسائلی در مورد عملکرد، با صداقت و درک متقابل صحبت کنید و به جای آمادگی برای حمله و اتهامات شخصی، روی حقایق و راه حل‌های سازنده تمرکز کنید.
• از گفتگو در مورد شایعات و انتشار آن‌ها دوری کنید. درعوض ارتباطات روشن و شفاف را با استفاده از ابزاری مثل نظرسنجی‌های تیمی، نمودارهای تصمیم‌گیری یا درخواست نظرات تشویق کنید تا بازخوردها از طریق راه‌های مناسب نشان داده شود.
• ارجاع به مدیریت: وقتی ارتباط مستقیم با همکارتان، مسأله را حل نمی‌کند، از ارجاع موضوع به مقام بالاتر استفاده کنید. این روش به معنی ارجاع مسأله به مقامی بالاتر یا یک میانجی است، بدون اینکه سرزنش یا تحقیری برای دیگران در کار باشد. می‌توانید با بیان شفاف حقایق، شرح تلاش‌های خود برای حل مسأله و ارائه پیشنهادهای سازنده برای قدم‌های بعدی، به این روش نزدیک شوید. این روش تضمین می‌کند که مسائل بصورت کامل حل شوند و باعث تقویت یک محیط کاری بر پایه احترام و مبتنی بر راه حل می‌شود.
• قدردانی: هنگام واکنش به کمک‌ها یا دستاورد‌ها در تعریف و تمجید کردن صادقانه و خاص رفتار کنید و تلاش و تاثیر اشخاص یا تیم‌ها را در نظر بگیرید.

تسلط بر هنر برقراری ارتباط یک ابزار متحول کننده در هر مجموعه کاری است. در تمام تعاملات خود به حفظ استانداردهای بالا که باعث تقویت روابط و تقویت محیط کاری قابل اعتماد و اخلاق مدار می‌شود، متعهد باشید. برای یادگیری تکنیک‌های بیشتر در مورد چگونگی بی‌عیب و نقص بودن کلمات، مرور دوره‌های متعدد مدیریت تعارض فرد کافمن گزینه‌های خوبی هستند.

۲- اجتناب از تأثیرپذیری از حرف دیگران

بازخوردها و انتقادات بخشی از کار حرفه‌ای است. این موارد برای بهبود کیفیت و نتایج کار است و نه پایین آوردن ارزش‌های شخصی. پرورش توانایی شخصی نکردن اتفاقات و صحبت‌ها، موقعیت‌های دفاعی بالقوه را به فرصتی برای رشد و یادگیری تبدیل می‌کند.

کیم مالون اسکات در کتاب صراحت رادیکال می‌گوید: «دلایل زیادی برای شروع صراحت رادیکال و درخواست از دیگران برای انتقاد از شما وجود دارد: اول اینکه این بهترین راه است تا نشان دهید می‌دانید اغلب در حال اشتباه کردن هستید و می‌خواهید از اشتباه خود مطلع شوید، می‌خواهید به چالش بیفتید. مورد دوم اینکه چیزهای زیادی خواهید آموخت. افراد کمی آنقدر شما را تحت نظر دارند تا بتوانند ایرادات شما را گزارش دهند. سوم اینکه هرچه تجربه شما از دریافت انتقاد، دست اول باشد، ایده‌های بهتری برای هدایت خود پیدا می‌کنید. و نکته چهارم درخواست انتقاد یک روش عالی برای ایجاد اعتماد و تقویت روابط است.»

نحوه اجرای این اصل:

• بازخوردها: فرهنگ گرفتن و دادن بازخورد را ایجاد کنید، به صورتی که به عنوان بخش طبیعی پروسه پیشرفت کار در نظر گرفته شود و نه به عنوان انتقادات شخصی.
• اختلاف نظر: وقتی با اختلاف عقاید و نظرات روبرو می‌شوید ایده‌ها را جداً از اشخاص در نظر بگیرید. بدون اینکه دیدگاه‌های مختلف را به عنوان توهین شخصی در نظر بگیرید روی درک منطق پشت آن‌ها تمرکز کنید.
• شکست‌ها: ایرادات و عقب نشینی‌های یک پروژه را به عنوان فرصتی برای یادگیری در نظر بگیرید، نه کم و کاستی‌های شخصی. به دنبال درک دلایل اصلی بهبود و اجرای آن باشید و با کنجکاوی به آن‌ها نزدیک شوید.
• احساسات: آگاه باشید که احساسات، بخشی طبیعی در زندگی انسان هستند. اما مدیریت موثر آن‌ها در جایگاه حرفه‌ای و شغلی لازم است. برای جداً کردن احساسات از تعاملات کاری با کمک شناخت آن‌ها، بدون قضاوت و هدایت‌شان به سوی کار مورد نظر، خودآگاهی را تمرین کنید. با استفاده از قالب‌بندی مجدد شناختی، سعی کنید تا از دیدگاهی متفاوت به موقعیت نگاه کنید و برداشتی مثبت‌تر و غنی‌تر پیدا کنید.

به خود نگرفتن رفتار و حرف‌های دیگران برای رشد حرفه‌ای و انعطاف‌پذیری در محیط کار بسیار اهمیت دارد. محیطی غنی از بازخوردها را تشویق کنید تا تمام افراد تیم برای ابراز نظرات خود احساس راحتی و امنیت داشته باشند. کتاب صراحت رادیکال اثر کیم اسکات برای یاد گرفتن تکنیک‌های تشویق بازخورد و برخوردهای متناسب و صمیمانه پیشنهاد مفیدی است.

۳-فرضیه‌سازی ممنوع

ارتباطات اشتباه، پروژه‌ها را از مسیر اصلی خود خارج می‌کند. با شفافیت و عدم فرضیه‌سازی از سوء تفاهمات جلوگیری کنید و مطمئن شوید که همه با اهداف و روش‌های انجام پروژه هماهنگ هستند. استیون کاوی در کتاب هفت عادت افراد با نفوذ می‌گوید: «در ابتدا به دنبال درک کردن باشید سپس درک شدن. این اصل، کلید ارتباط موثر بین فردی است.»

نحوه عمل به این اصل:

• گوش دادن فعال: در هر گفتگو یا همکاری، خوب گوش دادن را تمرین کنید تا کاملاً متوجه دیدگاه، نیازها و ایده‌های فرد مقابل شوید. توجه کامل خود را به گوینده دهید، سؤالات شفاف کننده بپرسید و نکات کلیدی را برای درک بهتر یادداشت کنید. با درگیر شدن گوش دادن فعال احترام به طرف مقابل را نشان می‌دهید، ارتباط برقرار می‌کنید و به توافق می‌رسید. همینطور برای گرفتن تصمیمات درست و آگاهانه و جلوگیری از سوء تفاهم، اطلاعات لازم را جمع‌آوری می‌کنید.
• تصمیم‌گیری: وقتی با تصمیمات مهم روبرو می‌شوید، سهام‌داران یا ذی‌نفعان را درگیر کنید تا دیدگاه‌های مختلفی به دست آورید.  از طریق جلسات، اسناد مورد نیاز مشترک، نظرسنجی‌ها و جلسات یک به یک یا دو نفره، برای بحث‌های آزاد فرصت ایجاد کنید. گزارش تصمیم گیری‌ها را برای اطمینان از شفافیت و مسئولیت پذیری نگهداری کنید. با ارائه راه‌های متعدد برای داده‌های ورودی و نوع همکاری و نگه داشتن گزارش پروسه تصمیم‌گیری، می‌توانید با توجه به دیدگاه‌های مختلف تصمیمات آگاهانه بگیرید.
• فرهنگ: در تیم‌های بین‌المللی یا فرهنگ‌های مختلف، از تفاوت‌های فرهنگی بالقوه آگاه باشید و از فرضیه‌سازی در مورد سبک برقراری ارتباط، روش‌های کاری و هنجار‌های اجتماعی دوری کنید. مثلاً ممکن است در بعضی فرهنگ‌ها بر ارتباط مستقیم ارزش قائل باشند، در حالی که در فرهنگ‌های دیگر رویکرد‌های غیرمستقیم را ترجیح می‌دهند. همینطور دیدگاه‌ها نسبت به سلسله مراتب، فرایند‌های تصمیم‌گیری، تعادل بین زندگی شخصی و حرفه‌ای، می‌‌تواند در فرهنگ‌های مختلف تفاوت زیادی داشته باشد. با کنجکاوی و تمایل به یادگیری به تعاملات و ارتباطات توجه کنید.
• همدلی: قبل از نتیجه‌گیری سریع در مورد اعمال یا رفتار همکارتان، توجه داشته باشید که ممکن است شما از بسیاری عوامل یا دیدگاه‌های زمینه‌ای و اصلی بی‌اطلاع باشید. همدلی را تمرین کنید و قبل از فرضیه‌سازی به دنبال درک دیگران باشید.

اجتناب از فرضیه‌سازی برای ارتباطی موثر و شفاف ضروری است. طبق توصیه استفان کاوی، با تلاش برای درک کردن دیگران می‌توانید از بسیاری سوء تفاهمات در محل کار جلوگیری کنید. این عادت باعث می‌شود تیم‌های کاری با هم همسو شوند از فرهنگ گفتگوی راحت و احترام متقابل حمایت می‌کند.

۴- بهترین تلاش خود را ارائه دهید

بهترینِ هر کس می‌تواند با توجه به شرایط روزانه متفاوت باشد، اما اینکه با توجه به شرایط موجود به انجام بهترین تلاش متعهد باشید فرهنگ مسئولیت پذیری و رشد را پرورش می‌دهد.

به نمایش گذاشتن مسئولیت پذیری شخصی، ارتباط آشکار با چالش‌ها و یادگیری از شکست‌ها باعث ایجاد اعتماد، امنیت روانی و تعهد مشترک می‌شود و به جای کمال گرایی منجر به یادگیری و رشد خواهد شد. همچنین احساس گناه ناشی از انتظارات از واقعیت را کاهش می‌دهد و ارزش تلاش مداوم را بیشتر از کمال‌گرایی برجسته می‌کند.

کارول دوک در کتاب فیزیولوژی جدید موفقیت می‌گوید: «در یک ذهنیت از پیش تعیین شده همه چیز به نتیجه ختم می‌شود، اگر شکست بخورید یا بهترین نباشید همه چیز از دست رفته. اما ذهنیت رشد یافته اجازه می‌دهد تا افراد برای کاری که انجام می‌دهند، صرف نظر از نتیجه کار، ارزش قائل شوند.

افراد به مشکلات رسیدگی می‌کنند، دوره‌های جدید را ترسیم می‌کنند و روی موضوعات مهم کار می‌کنند. شاید درمان بیماری را پیدا نکرده باشند، اما جستجوی با ارزشی برای یافتن آن انجام داده‌اند.»

روش‌های عمل به این اصل:

• اولویت بندی: در لحظات پر استرس یا ددلاین‌های فشرده، اولویت‌بندی کنید و بهترین تلاش‌تان را برای کارهای مهم‌تر و حیاتی انجام دهید. به یاد داشته باشید بهترین تلاش به معنی کار بیش از حد نیست بلکه به معنی استفاده موثر از توانایی‌های خود در محدودیت‌های موجود است.
• یادگیری: به دنبال یک ذهن رشد یافته باشید و از هر فرصتی برای ارتقا دانش و مهارت‌های خود استفاده کنید. در ورکشاپ‌ها شرکت کنید، نشریات کاری و صنعتی را مطالعه کنید، در برنامه‌های حرفه‌ای مربوط به توسعه و پیشرفت شرکت کنید، تا توانایی‌های‌تان را افزایش داده و با بهترین روش‌ها آشنا شوید.
• تعادل: به اهمیت مراقبت از خود آگاه باشید. برای فعالیت‌هایی که باعث افزایش انرژی و شادابی شما می‌شود وقت بگذارید؛ مثل ورزش، سرگرمی‌ها یا وقت گذراندن با افراد مورد علاقه‌تان. فردی که استراحت کافی داشته باشد و تعادل را در زندگی حفظ کند، برای ارائه بهترین تلاش خود مجهز‌تر است.
• همکاری: محیطی برای همکاری و حمایت از تیم خود به وجود آورید. وقتی همکاران‌تان به کمک نیاز دارند پیشنهاد همکاری دهید و در صورت نیاز برای درخواست کمک از آن‌ها تردید نکنید.

تلاش دسته جمعی و حمایت متقابل به همه افراد تیم کمک می‌کند تا بهترین کار و تلاش خود را ارائه دهند.

برای انجام تلاشی مداوم بجنگید، نه در جهت کمال گرایی. روی مواردی تمرکز کنید که می‌توان از هر تجربه یاد گرفت. برای ایجاد محیطی همواره در حال پیشرفت و بهبود، به دنبال ذهنیت رشد یافته باشید. کتاب ذهنیت کارول دوک گزینه مناسبی است برای تمرین روبرویی راحت‌تر با شکست‌ها و یادگیری تجربیات لازم از آن‌ها.

سخن پایانی

ادغام این چهار اصل فقط برای بهبود شرایط محیط کاری شما نیست بلکه به منظور ایجاد فلسفه تعالی شخصی و جمعی است. مرتب به این اصول فکر کنید و سعی کنید زندگی خود را طبق آن‌ها پیش ببرید، چون پتانسیل بهبود زندگی شخصی و حرفه‌ای شما را دارند.