غلبه بر چهار عامل اصلی هدر رفتن زمان

در دنیای مدرن و پرشتاب امروزی زمان با ارزش‌ترین دارایی ماست. ما دائماً در حال ایجاد تناسب بین مسؤولیت‌ها، دنبال کردن رویا‌ها و استفاده بهینه از تمام لحظات خود هستیم. اما تا به حال حس کرده‌اید روزها بدون اینکه متوجه شوید سپری می‌شوند و درگیر فعالیت‌هایی هستید که در واقع چیزی به زندگیتان اضافه نمی‌کنند؟ این موضوع مبارزه‌ای است رایج که مجرم آن معمولاً از دید‌ها پنهان است؛ قاتلان زمان.

قاتلان زمان خرابکارانی زیرک هستند که زمان مفید و با کیفیت را از ما می‌گیرند؛ حواس پرتی‌ها، اهمال کاری‌ها، بی‌هدفی و سردرگمی‌ها و فعالیت‌هایی که انرژی بالایی نیاز دارند و ما را از یک زندگی کامل و صحیح باز می‌دارند. این دزدان زمان ما را در مورد اینکه زمان باارزشمان چگونه گذشته، دچار ناامیدی، پشیمانی و عذاب وجدان می‌کنند. اما قاتلان زمان چه چیزی هستند و چطور می‌توانیم آن‌ها را در زندگی شناسایی کنیم؟ مهمتر از همه اینکه چطور می‌توانیم بر آن‌ها غلبه کرده و زمان خود را برای چیزهایی که واقعاً مهم هستند بازپس بگیریم؟

در این مقاله به صورت دقیق به شناسایی قاتلان زمان و استراتژی‌هایی عملی برای شکست آن‌ها می‌پردازیم. با تعریف دقیق قاتلان زمان و معرفی چهارچوبی قدرتمند شروع می‌کنیم که این خون آشام‌های بهره‌وری را به ۳ بخش کلیدی تقسیم می‌کند: زمان، عمل و معنا.

با درک این موضوع که قاتلان زمان چطور به این سه بخش آسیب می‌زنند می‌توانیم تصویری واضح‌تر از آنچه ما را عقب نگاه داشته ایجاد کنیم.

سپس چهار دسته اصلی قاتلان زمان را بررسی می‌کنیم: حواس پرتی‌ها، اهمال کاری‌ها، اتلاف وقت و شرایط کمبود انرژی. به بررسی علل اصلی وجود آن‌ها می‌پردازیم و استراتژی‌های هدفمند برای غلبه بر آن‌ها ارائه می‌دهیم.

منظور از قاتلان زمان چیست؟

قاتلان زمان تمام فعالیت‌ها، عادات و یا طرز فکرهایی هستند که زمان با ارزش ما را هدر می‌دهند، بدون اینکه در ازای آن ارزش و رضایتی به ما دهند. قاتلان زمان باعث می‌شوند با تعجب از خود بپرسیم: «پس روز من چطور گذشت؟» . یا احساس کنیم هیچ کار معنی‌داری انجام نداده‌ایم. قاتلان زمان می‌توانند قابل مشاهده و آشکار باشند؛ مثل چرخیدن بی‌وقفه در شبکه‌های اجتماعی و یا زیرک‌تر و غیر قابل تشخیص؛ مثل حضور در محافل و جلساتی که فاقد اهداف مشخص هستند.

اما برای درک دقیق قاتلان زمان به تعریف مشخص‌تری نیاز داریم. قاتل زمان هر چیزی است که به سه بخش زیر آسیب برساند:

زمان

عمل

معنا

چهارچوب TIME:

زمان: این بخش به این موضوع اشاره دارد که وقت شما برای انجام کارهای مختلف چقدر کم یا زیاد است. قاتلان زمان احساس فقرِ زمانی ایجاد می‌کنند و باعث می‌شوند احساس کنید که هیچ وقت زمان کافی برای انجام کارهای مهم را ندارید.

عمل: به این موضوع اشاره دارد که شما در گذراندن وقت خود چقدر فعال و یا مشغول هستید. قاتلان زمان شما را از اقدام کردن باز می‌دارند و یا می‌توانند باعث بی‌اثر و بی‌نتیجه شدن عمل شما شوند.

معنا: بخش مفهوم و معنا به احساس رضایتی که از صرف زمان خود و انجام عمل دارید اشاره می‌کند. قاتلان زمان به نیاز و خواسته شما کمکی نمی‌کنند، بلکه باعث می‌شوند هیچ پیشرفتی نداشته باشید و یا پیشرفتتان منفی باشد و شما را به سمت ناامیدی، عدم رضایت و یا پشیمانی سوق می‌دهند.

با تقسیم‌بندی قاتلان زمان به این سه موضوع می‌‌توانیم تاثیر آن بر زندگی‌مان را مشخص کنیم. این چهارچوب به ما کمک می‌کند تا دلایل اساسی و ریشه مشکل مدیریت زمان را شناسایی و راه حل‌های هدفمند پیدا کنیم.

مثلاً اگر متوجه شوید پیام‌های گوشی همراهتان مدام حواس شما را پرت می‌کند، قاتل زمانی شناسایی کرده‌اید که بر عملکردتان تاثیر می‌گذارد. این مسأله مانع تمرکز شما روی کار و پیشرفتتان می‌شود. از سوی دیگر اگر ساعت‌ها زمانتان را صرف پروژه‌ای کنید که با اهداف و ارزش‌هایتان همخوانی ندارد از قاتل زمانی پیروی کرده‌اید که بخش معنا و مفهوم را تحت تاثیر قرار داده و آن را از بین می‌برد.

چهار قاتل زمان مهم و موثر

۱-حواس پرتی

تصور کنید در حال کار روی یک پروژه مهم هستید، ناگهان صدای یک پیام جدید از تلفن همراهتان می‌شنوید. ابتدا با خود می‌گویید که فقط یک نگاه کوتاه به پیام می‌اندازم، اما بدون اینکه متوجه شوید ۲۰ دقیقه وقت خود را صرف گشتن در شبکه‌های اجتماعی کرده‌اید. این قدرت حواس پرتی است.

حواس پرتی شامل هر چیزی می‌شود که توجه و تمرکز شما را از کاری که باید انجام دهید دور کند. حواس پرتی می‌تواند یک عامل بیرونی باشد، مثل همکاری که برای گفتگو کنار میز شما می‌آید. و یا درونی باشد، مانند فکری آزاردهنده که ذهن شما را مدام از کار دور می‌کند. از مثال‌های رایجی که در این زمینه وجود دارد می‌توان به؛ پیام‌های شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها، صداهای اطراف و به هم ریختگی در محیط کار اشاره کرد.

حواس پرتی‌ها قاتلین بدنام زمان هستند چون تمرکز شما را مختل می‌کنند. هر بار که ذهن شما از موضوع کارتان خارج و دور شود، نیازمند زمان و انرژی ذهنی برای بازگشت در مسیر قبل است. در طول روز این وقفه‌های کوچک، کاهش بهره‌وری را بیشتر و بیشتر می‌کند. حواس پرتی می‌تواند باعث بروز خطا و کاهش کیفیت کار نیز شود، چون شما تمام توجه خود را روی کارِ در حال انجام نمی‌گذارید.

برای غلبه بر حواس پرتی سعی کنید با مرتب کردن فضای کاری خود، استفاده از ابزارهایی مثل مسدود کننده‌های وب و هدفون (برای حذف سر و صداهای اضافه) محیطی امن ایجاد کنید. نوتیف شبکه‌های اجتماعی را در گوشی و سیستم خود قطع کنید. زمان مشخصی را به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌هایتان اختصاص دهید. همچنین می‌توانید از تکنیک Pomodoro استفاده کنید؛ به این معنی که ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل به کار اختصاص دهید و بعد ۵ دقیقه استراحت کنید. همچنین از نه گفتن به محافل، دورهمی‌ها و مکالمات غیر ضروری که جریان کار شما را مختل می‌کند نترسید.

۲- اهمال کاری

به معنی به تعویق انداختن کارها، معمولاً بدون آگاهی از تاثیر منفی آن است. مثلاً انجام یک پروژه را تا دقیقه ۹۰ به تأخیر می‌اندازید، یا به جای پرداختن به لیست کارهایتان، یک قسمت سریال یا ویدئو را ترجیح می‌دهید. اهمال کاری می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد، از برنامه‌ریزی‌ها و تحقیقات بی‌انتها گرفته تا اجتناب از کار.

بارها پیش آمده که کارهایمان را به تعویق بیندازیم اما وقتی این موضوع به عادت تبدیل شود می‌تواند به عنوان یک قاتل زمان بزرگ ظاهر شود. اهمال کاری معمولاً از عوامل روانی عمیق‌تری مانند ترس از شکست، کمال گرایی یا بی‌انگیزگی ناشی می‌شود. وقتی یک مسؤولیت یا وظیفه، سخت به نظر برسد یا در انجام آن به توانایی‌های خود اطمینان نداشته باشیم، البته که راحت‌تر است آن را به نفع کاری ساده‌تر به تعویق بیندازیم. اهمال کاری همچنین می‌تواند نشانه ضعف ما در مدیریت زمان یا ناتوانی در اولویت‌بندی کارها باشد.

برای غلبه بر اهمال کاری سعی کنید پروژه‌ها و اهداف بزرگ را به مراحل و بخش‌های کوچک تقسیم کنید و تمرکز خود را روی کامل کردن یک مرحله در زمانی معین بگذارید. از تکنیک صحبت مثبت با خود و تجسم برای ایجاد انگیزه و بالا بردن اعتماد به نفس استفاده کنید. اهداف خود را با یک دوست یا همکار به اشتراک بگذارید تا با چک کردن منظم پیشرفتتان ایجاد مسؤولیت کند. و به خاطر داشته باشید عمل کردن بهتر از عالی بودن است. نقص‌ها را بپذیرید، در آغوش بگیرید و حتی با وجود عیب و نقص ها اقدام کنید.

۳- اتلاف وقت

دو قاتل معروف زمان را بررسی کردیم و حالا نوبت یک مجرم شوم است. اتلاف وقت یک قاتل مخفی است، چون به اندازه اهمال کاری و حواس پرتی قابل مشاهده نیست. وقتی مسیری مشخص و تمرکز کافی نداشته باشید، اتلاف وقت اتفاق می‌افتد و شما فقط با جریان پیش می‌روید. با این تفاوت که جریان رایج ما را به جایی هدفمند و خاص نمی‌رساند.

در حالت اتلاف وقت، اعمال شما به صورت واکنشی خواهد بود. هر کاری که به ذهنتان برسد یا توجهتان را جلب کند انجام می‌دهید. مثل همراه شدن با جریانی که مقصد مشخصی ندارد. بخش سخت ماجرا در حالت اتلاف وقت این است که در لحظه احساس می‌کنید مشغول و فعال هستید. مثلاً کارهای مختلف انجام می‌دهید، پیام‌ها و ایمیل‌ها را پاسخ می‌دهید، در دورهمی‌ها و جلسات غیر ضروری شرکت می‌کنید. اما در هیچکدام از آن‌ها حسی مربوط به پیشرفت و هدفتان وجود ندارد. و ناگهان از این حالت خارج شده و از خود می‌پرسید: «واقعاً امروز چه کار کردم؟ کل صبح، ظهر و عصر من کجا رفت؟ چرا فکر می‌کنم زمان با ارزشی را از دست داده‌ام؟» 

سپس سعی می‌کنید تمام کارهایی که انجام داده‌اید را به خاطر آورید. اما هیچکدام به نظرتان چیز قابل توجهی نیست. زمان از دست رفته و نمی‌توانید آن را برگردانید به همین دلیل اتلاف وقت یک قاتل شوم زمان است. چون معمولاً بعد از اتفاق افتادنش متوجه می‌شوید که زمان از دست رفته. مثل اینکه ساعت‌ها بعد از اینکه جیبتان را زده‌اند متوجه آن شوید.

برای مبارزه با اتلاف وقت، اهداف و مقاصد واضح و روشنی را در طول روز، هفته و مسیر کلی خود تعیین کنید. در انجام وظایف مهم از تکنیک‌های مسدود کننده زمان برای برنامه‌ریزی شیفت‌های کاری متمرکز استفاده کنید. به صورت مرتب چک کنید که در مسیر درست برنامه‌ریزی پیشرفت خود قرار دارید. یک نقشه راه قابل رویت از اهداف خود ایجاد کنید و آن را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید تا انگیزه و هماهنگی به وجود آید. به یاد داشته باشید اتلاف وقت به دلیل عدم وجود مسیر مشخص و شفاف رشد می‌کند. با تعیین مقاصد واضح و روشن، تمرکز روی اولویت‌ها و ارزیابی مدام و منظم پیشرفت خود می‌توانید خود را از حالت اتلاف وقت خارج کرده به سمت فعالیت‌های معنادار و هدفمند هدایت کنید.

۴- کمبود انرژی

وضعیت انرژی شما، چه روحی و چه جسمی، نقش مهمی در توانایی مدیریت موثر زمان و بهره‌وری ایفا می‌کند. وقتی احساس کنید هوشیار و متمرکز هستید و استراحت کافی داشته‌اید، بیشتر با چالش‌ها روبرو می‌شوید و از زمان خود بهتر استفاده می‌کنید. از طرف دیگر وقتی استرس دارید یا احساس خستگی جسمی یا ذهنی، حتی وظایف ساده هم مثل یک مبارزه سخت به نظر می‌رسد.

بسیاری از عوامل اتلاف زمان نیز می‌تواند باعث از بین رفتن انرژی شما شود: عادات ناصحیح خواب، انتخاب‌های ناسالم غذایی، ورزش نکردن، استرس مزمن، مقصران رایجی هستند. وظایف زیاد و انجام کارهای بیش از حد هم می‌تواند احساس خالی بودن و از هم پاشیدگی در شما ایجاد کند. چون مدام در حال تغییر وظایف هستید.

برای بهبود سطح انرژی خود با ایجاد یک برنامه صحیح برای خواب و در نظر گرفتن روتین منظم، خواب را در اولویت قرار دهید. با غذاهای مقوی و مغذی بدن خود را تقویت کنید و در طول روز آب کافی بنوشید، ورزش منظم را در برنامه خود داشته باشید، حتی اگر یک پیاده‌روی کوتاه یا حرکات کششی ساده باشد. تکنیک‌های مدیریت استرس را نیز تمرین کنید، مانند تنفس عمیق، مدیتیشن و یا یادداشت برداری*. و فراموش نکنید برای شارژ مجدد و جلوگیری از فرسودگی و خستگی، به صورت منظم استراحت را در برنامه خود داشته باشید، خصوصاً هنگام انجام وظایف ذهنی.

* یادداشت برداری روشی علمی است برای کنترل و کاهش استرس. به معنی یادداشت منظم افکار، احساسات و بینش‌های شخصی که می‌توان آن را به صورت دستی نوشت، تایپ کرد و یا حتی از نقاشی کمک گرفت.

با شناخت و درک این چهار دسته اصلی به خوبی می‌توانید در راه بازیابی وقت و انرژی خود برای مسائل مهم قدم بردارید. در بخش بعد به اقدامات عملی و سؤالات تامل برانگیزی می‌پردازیم که برای ایجاد تغییرات ملموس در زندگی به ما کمک می‌کند.

سؤالات تامل برانگیز

مفهوم قاتلین زمان و چگونگی اتلاف وقت توسط آن‌ها را بررسی کردیم. آموختیم که قاتلین زمان به سه بخش کلیدی زندگی ما (زمان، عمل و معنا) آسیب وارد می‌کنند. محدود شدن زمان باعث بی‌اثر شدن اقدامات و در نتیجه کاهش رضایت ما می‌شود. همچنین به چهار دسته اصلی از قاتلین زمان هم پرداختیم (حواس پرتی، اهمال کاری، اتلاف وقت و کمبود انرژی) . هرکدام از این مجرمان می‌توانند وقت ما را به روش‌های مختلف بدزدند. اما با شناخت تاکتیک‌های آن‌ها و به کارگیری استراتژی‌های هدفمند می‌توانیم کنترل زمان خود را در دست بگیریم.

وقت آن است که به تجربه خود در مورد قاتلین زمان فکر کنید. قاتلین زمان روی کدام بخش از زندگی شما تاثیر بیشتری می‌گذارند؟

احساس فراوانی زمان یا توانایی شما برای انجام اقدامات موثر و یا احساس کلی شما نسبت به معنا و رضایت؟

در مرحله بعد به این مسأله توجه کنید که با کدام یک از قاتلین زمان بیشتر مبارزه می‌کنید.

- آیا دائماً در حال مبارزه با عوامل حواس پرتی هستید؟

- و یا مدام کارها را به خاطر اهمال کاری به تعقیب می‌اندازید؟

- روزها را بدون داشتن مسیری روشن می‌گذرانید؟

- یا مدام با کمبود انرژی و تمرکز دست و پنجه نرم می‌کنید؟

وقتی قاتل اصلی زمان را پیدا کردید، یک مورد خاص را برای هفته پیش رو در نظر بگیرید. ممکن است یک حواس پرتی خاص و یا آزاردهنده باشد که می‌خواهید آن را حذف کنید. یا عادت به تعویق انداختن که قصد ترک آن را دارید. یا هدفی که می‌خواهید شفاف و روشن باشد. یا رفتاری که باعث هدر رفتن انرژی می‌شود و قصد تغییر آن را دارید.

قاتل اصلی را پیدا کنید

با شناسایی عوامل اتلاف وقت و آشنا شدن با استراتژی‌های مقابله با آن‌ها، قدم اول را برداشته‌اید. حالا باید چالش‌های مدیریت زمان خود را پیدا کنید.

به یاد داشته باشید که هدف شما یک شبه غلبه کردن بر تمام عوامل اتلاف وقت نیست. پیشرفت شما با تلاش مداوم و به صورت تدریجی اتفاق می‌افتد. از موارد کوچک شروع کنید و به پیروزی‌های کوچک خود اهمیت دهید. هر قدم رو به جلو، هرچقدر هم که کوچک باشد، در نبرد با قاتلین زمان یک پیروزی محسوب می‌شود.

در آغاز این سفر لازم است بدانید که شما تنها نیستید، همه ما در حال دست و پنجه نرم کردن با عوامل اتلاف وقت هستیم. اما با شناخت آن‌ها و متعهد شدن برای تغییر می‌توانیم زمان بیشتری ایجاد کنیم اقدامات موثرتری انجام دهیم و معنای بزرگتری را در زندگی تجربه کنیم.