روش استفاده موثر از پلنرها

برای بسیاری از ما شلوغی و هرج و مرج زندگی امروزی مانند تردمیلی است که ما بوسیله آن، با سرعت در طول روز مدام در حال مسابقه دادن و رسیدگی همزمان به چند وظیفه هستیم.
ددلاین‌ها کمرمان را خم می‌کند و به جای رسیدگی به مسائلی که واقعاً مهم هستند به دنبال موارد اضطراری می‌رویم.

اما آیا راه بهتری وجود ندارد؟

پلنر. پلنر فقط یک دفترچه فانتزی نیست، بلکه وسیله‌ای است که نوید رهایی از آشوب و به هم‌ریختگی را می‌دهد.
اما فقط داشتن یک پلنر شما را از طوفان نجات خواهد داد؟ اگر قایقرانی بلد نباشید، قایق به دردتان نمی‌خورد و به همین ترتیب داشتن پلنر بدون مدیریت می‌تواند شما را سردرگم‌تر کند. البته پلنرها برای کمک به شما در لیست کردن ساعات و وظایف‌تان موثر هستند. اما کتاب‌های جادویی نیستند که تفکر و اولویت‌بندی را برای شما انجام دهند.

درک ماهیت پلنرها و استفاده از یک روش ملموس و قدم به قدم بسیار مهم است. اما چطور باید مطمئن شویم که پلنر ما بیشتر از یک فهرست‌بندی ساده است؟
در این مقاله با سیستم جریان زمانی آشنا می‌شوید که هم به شما یاد می‌دهد تا حد امکان از پلنر خود بهترین استفاده را ببرید و هم کمک می‌کند تا هرج و مرج را به نظم تبدیل کنید.

چطور با کمک جریان زمانی از یک پلنر استفاده کنیم؟

پلنر خود را مانند یک کمربند نگه‌دارنده ابزار در نظر بگیرید. این نوع کمربند دارای جیب‌ها و محفظه‌های مختلف است که هر کدام از آن‌ها می‌تواند حاوی انواع مختلفی از اطلاعات باشد.
قبل از هر چیز اهداف خود را در نظر بگیرید. موارد مهم، اولویت‌های‌تان و نشانه‌هایی که به دنبال آن‌ها می‌روید. آن‌ها لزوماً وظایف و اتفاقات آینده نیستند، بلکه مقصد نهایی شما هستند.
سپس رویدادهای تقویمی را داریم. آن‌ها را به عنوان سنگ‌های یک رودخانه در نظر بگیرید که قابل جابجایی نیستند. تعهداتی مثل دیدار‌های خانوادگی یا جلساتی که زمان شروع و پایان سختی دارند. این موارد قابل مذاکره نیستند و شما باید طبق آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

و در آخر وظایف و فعالیت‌ها. فعالیت‌های روزانه شما که باید انجامشان دهید. بعضی از آن‌ها ددلاین‌های سختگیرانه دارند؛ مثلاً «تحویل پروژه تا روز جمعه» . در حالی که بعضی دیگر بیشتر شبیه «پرونده‌های اظهارنامه مالیاتی در ماه» هستند. مواردی که روز شما را به حرکت در می‌آورند و اگر بدون نظارت رها شوند می‌توانند هرج و مرج به وجود آورند.
اما چطور می‌توان با همه این‌ها بدون اشتباه و مشکل کنار آمد؟ سیستم جریان زمانی اینجاست تا با سازماندهی و اولویت‌بندی و از همه مهم‌تر ایجاد تعادل بین اهداف رویداد‌ها و وظایف، به شما کمک کند.

۱- جریان با ستاره‌های شمالی شروع می‌شود (اهداف)

در کهکشان وسیع و گاهی گیج کننده زندگی به چراغ‌های راهنما نیاز دارید. این چراغ‌ها برای شما ستاره‌های شمالی هستند. نه صرفاً وظایف و رویداده، بلکه آن‌ها بزرگ‌تر از وظایف هستند. سناریوهایی از پیش تعیین شده، مراحل مهم و اساسی زندگی و نقاط عطف کلیدی هستند که مشتاقانه به سمت‌شان می‌روید. آن‌ها را به عنوان لیست موارد مهم مورد نیاز زندگی یا دستاورد‌های مهمی که برای رسیدن به آن‌ها راهی طولانی را طی می‌کنید، در نظر بگیرید. ستاره‌های شمالی بین هرج و مرج‌ها و راه‌های شلوغی‌، توازن برقرار می‌کنند. وقتی غرق یا گم شوید آن‌ها با درخشش خود مسیر را به شما یادآوری می‌کنند.

اولین قدم در استفاده از سیستم جریان زمانی با استفاده از پلنر، درک چراهاست. چرا استفاده از یک پلنر را شروع می‌کنید؟ اینجاست که قدم در راه می‌گذارید.

• به انگیزه‌های عمیق‌تری در مورد تصمیم خود فکر کنید:
• آیا جذابیت یک زندگیُ سازمان یافته و پربارتر است که شما را در این راه هدایت می‌کند؟
• آیا به جای اینکه اجازه دهید زمان به شما تسلط یابد، می‌خواهید شما به زمان مسلط شوید؟
• شاید به دنبال سلامتی و رفاه بیشتر هستید و به نظرتان یک پلنر در دستیابی به آن‌ها کمک‌تان می‌کند؟
• با شناسایی و درک این انگیزه‌های اصلی، نه تنها هدف به کارگیری برنامه‌ریزی را درک می‌کنید، بلکه پایه استواری برای بنا کردن سیستم جریان زمانی بر آن، بوجود می‌آورید.

۲- جریان با اقدامات اولیه ادامه می‌یابد

حالا که ستاره‌های شمالی خود را مشخص کرده‌اید تا با درخشش خود مسیر را روشن کنند، زمان شروع سفر است. اما سفر فقط برداشتن یک قدم نیست، بلکه به گام‌هایی هدفمند نیاز دارد که هر کدام شما را به مقصد نهایی نزدیک‌تر می‌کنند. اینجاست که اقدامات و طرح‌ها وارد بازی می‌شوند. این اقدامات را به عنوان بخش‌هایی از سفر در نظر بگیرید. ستاره‌های شمالی مقصد شما هستند و اقدامات و برنامه‌ها علائم جاده و نقاط عطفی که شما را راهنمایی می‌کنند. آن‌ها اهداف شما را به وظایفی قابل درک و عملی تقسیم می‌کنند. آن‌ها را به عنوان پروژه‌هایی در نظر بگیرید که هر کدام هدف و خط پایان خاص خود را دارند.

نکته مهم در مورد قدرت برنامه‌ها و اقدامات این است که آن‌ها فقط شامل وظایف نمی‌شوند بلکه برنامه‌های عملی و ساختاری هستند. هر طرح و قدم به شما یادآوری می‌کند که آیا این مرا به ستاره‌های شمالی نزدیک‌تر خواهد کرد؟
مانند یک ایست و بازرسی که شما را مطمئن می‌سازد هر کاری که انجام می‌دهید با اهدافتان همراه است.

همسویی با ستاره شمالی: هر عمل یا وظیفه در پلنر شما باید یک دلیل داشته باشد. آیا شما را به ستاره شمالی می‌رساند؟ در غیر این صورت شاید فقط یک پارازیت است. باپارازیت‌ها باید چه کار کنیم؟ آن‌ها را فیلتر می‌کنیم.

اولویت‌بندی: اولویت‌بندی فقط در مورد انجام کارها نیست، بلکه در مورد انجام کارهای درست است. هر کار را نسبت به وزن آن باید ارزیابی کنیم. چقدر مهم هستند؟ باعث چه پیشرفتی می‌شوند؟ واقعاً ارزش صرف زمان را دارند؟ این سؤالات باعث می‌شود اقدامات شما متمرکز و در مسیر اهدافتان باشند.

اقدامات و طرح‌ها: پلی بین وظایف روزانه و ستاره‌های شمالی شما هستند. آن‌ها شما را مطمئن می‌سازند که هر قدمی برمی‌دارید معنی‌دار است و باعث می‌شوند اطمینان پیدا کنید که فقط مشغول انجام کارها نیستید، بلکه تاثیر گذار هم هستید. همه چیز به پیشرفت با هدف برمی‌گردد.

۳- جریان در بلوک‌های تمرکز (رویدادها و وظایف تقویمی)

ما چشم به افق دوخته‌ایم. سفرمان را با ستاره‌های شمالی و اقدامات‌مان ترسیم کرده‌ایم. حالا وقت آن است که سراغ بلوک‌های تمرکز برویم. اگر برنامه‌هایمان را به عنوان نقشه راه در نظر بگیریم، بلوک‌های تمرکز قدم‌های واقعی ما هستند. مانند ایستگاه‌های بازرسی کوچک لحظه‌ای توقف می‌کنیم، فکر می‌کنیم و با تصمیم درست قدم برمی‌داریم. این بلوک‌ها پایه و اساس عمل ما را به وجود می‌آورند. یعنی ضربان قلب پیشرفت.
بلوک‌های تمرکز نقاطی هستند که تمام حواس شما کاملاً به فعالیت و هدف مورد نظر جلب شده و با دنیای بیرون کاری ندارد.
بلوک‌های تمرکز بر دو مفهوم ساده استوارند:

1. تعریف کاری که لازم است انجام شود
2. تصمیم‌گیری در مورد مدت زمانی که برای انجام کار در نظر می‌گیریم.

هدفمندی کلید اصلی ماجراست

بلوک‌های تمرکز به وظایف فوری مربوط نمی‌شود. چیزی که در بلوک تمرکز جای گرفته باید بررسی شده باشد، دوره‌های برنامه‌ریزی را پشت سر گذاشته و از نظر اهمیت اولویت‌بندی شده باشد.
اثرگذاری از کمیت مهم‌تر است
با بلوک تمرکز ما از چرخ گردان همستر فاصله می‌گیریم (از بلاتکلیفی و دور باطل) . در این بلوک تمرکز روی انجام میلیون‌ها کار نیست، بلکه وظایف کمتری را با تمرکز بیشتری انتخاب می‌کنیم و روی اجرای درست آن‌ها تمرکز می‌کنیم.

انعطاف‌پذیری و سازگاری

زندگی قابل پیش‌بینی نیست. بلوک‌های تمرکز این را درک می‌کنند. شما در این بلوک‌ها، به جای فشار آوردن به خود و ایجاد استرس، وظایف‌تان را با زمان و منابع در دستتان تطبیق می‌دهید.

برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و اجرا

این بلوک‌ها راهکار ثانویه نیستند. هفته‌ای یک بار بنشینید، آینده نگری کنید و آن را در بلوک‌های تمرکز قرار دهید. ساعات مشخصی به آن اختصاص دهید. این کار باعث می‌شود اطمینان پیدا کنید که فقط امید به اقدام ندارید، بلکه آماده قدم برداشتن هستید. سپس هر روز که وارد بلوک می‌شوید پیشرفتی ثابت و اقدامی از پیش تعیین شده انجام می‌دهید. در واقع بلوک‌های تمرکز یادآور‌های روزانه شما هستند که هر روز شما را از پیشرفت خود مطمئن می‌سازند و با اقدامات و اهداف بزرگ‌تر همسو هستند.

سخن پایانی

تسلط بر هنر برنامه‌ریزی فقط شامل داشتن یک پلنر نمی‌شود، بلکه نیاز به سیستم و ذهنیتی دارد که مسیر شما را از هرج و مرج و شلوغی‌ها به شفافیت هدایت کند و راه را از رویا‌ها به سمت واقعیت هموار کند. سیستم جریان زمان یک چراغ راه است که پیچیدگی‌های زندگی را به اقدامات عملی و موثر، ساده می‌کند.